Comment atteindre l’agilité organisationnelle

Pourquoi choisir l’agilité organisationnelle

L’agilité organisationnelle permet d’offrir une meilleure expérience client, d’améliorer la productivité, de favoriser l’engagement des employés (plus de détails dans le graphique ci-dessous)… et aussi de prospérer dans un environnement changeant, complexe et incertain.

(source Business Agility Report 2022)

Un environnement rendu volatile, en grande partie, par les développements technologiques, le mouvement de la grande démission (great resignation), la récession qui s’annonce, les changements climatiques et les conflits. Rappelons la disparition de certains géants que l’on pensait infaillibles : Kodak ou BlackBerry pour n’en citer que quelques-uns. En un mot, peu de sociétés peuvent envisager les cinq prochaines années sans se poser de questions sur leur pérennité.  

Il est temps pour elles de favoriser une approche qui remet en question l’aspect purement hiérarchique et bureaucratique, au profit de l’agilité, qui se caractérise par :

• Une structure flexible
• Des réunions repensées
• Un leadership distribué et partagé
• L’autonomie des individus et des équipes
• Des processus décisionnels plus inclusifs

Quelque soit le secteur d’activité et la taille de l’entreprise.

Quelles sont les étapes vers l’agilité dans l’organisation

Le point de départ, selon certains gestionnaires qui ont fait le virage dans leur organisation, est de :

• Commencer par écouter les salariés avant de vouloir être écouté.
• Pour bien les comprendre et définir ensuite une vision partagée, dans laquelle chacun est partie prenante.
• Ce qui amène à un changement d’environnement et de culture, propice à l’apparition d’équipes autogérées.
• Sous réserve de rester vigilant pour ne pas retomber dans les anciennes habitudes.

Ces dispositions favorisent la prise de parole et l’implication des salariés et permet de faire émerger des solutions et des idées.

En somme, il s’agit de changer le modèle traditionnel et hiérarchique où le « chef » contrôle et impose (sorte de relation parent enfant), pour préférer une approche participative, engageante et responsabilisante (relation adulte à adulte).

Ce qui est plus facile à dire qu’à faire, car lorsque l’on grimpe dans la hiérarchie on a aussi tendance à perdre en empathie (source). Le gestionnaire ne doit donc pas hésiter à faire un auto-diagnostique pour s’assurer qu’il n’est pas lui-même un frein à l’agilité, en étant persuadé d’avoir toutes les bonnes réponses.

Agilité organisationnelle et bien-être au travail

Selon l’OMS, le bien-être au travail se définit comme suit : « État d’esprit caractérisé par une harmonie satisfaisante entre d’un côté les aptitudes, les besoins et les aspirations du travailleur et de l’autre les contraintes et les possibilités du milieu de travail. » Voici certains principes des organisations agiles qui contribuent au bien-être :

La simplicité

Simplifier les organisations pour reconnecter les employés aux objectifs, aux clients, etc. Ce qui peut passer par réduire le nombre de réunions, simplifier les processus, diminuer les règles et procédures, réduire le nombre de gabarits et d’approbations…

L’autonomie

Responsabiliser les personnes pour qu’elles sentent l’utilité de leur rôle et le contrôle qu’elles ont sur ce dernier (particulièrement sur le « comment » faire les tâches – planifier, organiser le travail par exemples). Préférer l’obligation de résultats à l’obligation de moyens, ce qui favorise l’apprentissage et l’amélioration. Radio Canada s’est fait écho d’un cas significatif en la matière et des bénéfices obtenus par cette entreprise en quelques semaines !

Le leadership

Une pensée de Simon Sinek résume bien la vision du leadership dans les organisations agiles : « Lorsque nous demandons aux gens de faire leur travail, nous obtenons des travailleurs. Quand nous faisons confiance aux gens pour faire le travail, nous obtenons des leaders. » Les organisations agiles partagent et développent le leadership.

Le sens

Quand la vision et la mission sont connues, comprises et partagées on peut donner de l’autonomie car ces énoncés servent de cadres pour faire des choix, prioriser, etc. Le sens c’est aussi d’être responsable socialement et environnementalement. Donner du sens aide à répondre à la question « Pourquoi est-ce que je me lève le matin ? ».

L’ouverture

C’est aussi bien la diversité que la capacité à explorer d’autres façons de penser, de travailler, pour permettre l’émergence des meilleures idées et que chacun se sente reconnu pour ce qu’il est. L’ouverture est inclusive, diverse, interculturelle et intergénérationnelle.

L’apprentissage

C’est un besoin fondamental d’apprendre pour devenir meilleur, plus confiant et plus confortable dans ses rôles. Les organisations agiles sont de véritables organisations apprenantes.

La collaboration

Partant du principe que l’environnement est volatile, incertain, complexe, chaotique et ambigu (VICCA), la survie de l’entreprise repose sur sa capacité à briser les silos et à générer de la collaboration et de l’innovation. Ce qui passe par la synergie, la cohésion et la consolidation d’équipe.

La reconnaissance

Elle fait du bien autant à celui qui l’émet qu’à celui que la reçoit. Elle gratifie autant le travail effectué que la personne elle-même ! N’hésitez pas à utiliser ces phrases qui la soulignent : Tu as fait du bon travail, Je te fais confiance, De quoi as-tu besoin pour réussir? Etc.

L’équilibre

« Faire avancer le projet à un rythme soutenable et constant » est un des principes de l’agilité organisationnelle. Avec le « great resignation » et le manque de personnel, l’équilibre devrait être une priorité pour les organisations.

Les relations

Les communications sont parfois très numériques, au détriment de l’authenticité et de la collaboration. Mieux collaborer passe donc par se côtoyer (même en dehors du travail) pour apprendre à se connaître et à travailler ensemble, puis développer des relations de confiance. Il semblerait même que la confiance dans les organisations contribue à faire baisser le stress, le nombre de journées maladie (entre autres) et à augmenter la productivité, l’engagement (notamment).

En conclusion

L’agilité organisationnelle passe par la réduction des contrôles et de la bureaucratie au profit de la simplicité et de la résilience organisationnelle, conjuguée à une approche responsabilisante basée sur la confiance à priori. En ce sens l’agilité organisationnelle favorise le bien-être et aide les employés à suivre leurs aspirations, tout en tenant compte des objectifs de l’organisation. Ce n’est pas un chemin facile pour autant. Il demande une prise de conscience et un engagement de la direction qui doit incarner l’agilité et servir de modèle au reste de l’organisation pour engager les employés dans le changement. Certaines organisations qui entament le virage vers l’agilité obtiennent des bénéfices parfois en quelques mois.
Le défi à relever est donc de maintenir les performances commerciales grâce à la motivation plus qu’à la pression.

Pour aller plus loin :

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