SAFe : comment calculer le coût du retard ?

Qu’est-ce que le coût du retard (Cost of Delay – CoD)

C’est l’ensemble des dépenses supplémentaires causées par un retard dans la livraison ou le lancement d’un projet. Si vous êtes capable de calculer ce coût du retard, vous êtes alors en mesure d’en faire un outil objectif de priorisation, des projets ou de leurs itérations, afin d’organiser votre backlog.

Voici quelques exemples où le CoD peut contribuer à la priorisation :

• Développement produit : évaluer les dépenses en cas de retard au lancement ;
• Développement de fonctionnalité : évaluer le manque à gagner en cas de report d’une nouvelle fonctionnalité ;
• Opérations T.I. : évaluer la perte de revenus induite par le retard à implanter des processus plus efficaces.

Faire le lien entre retard et perte de revenus permet de déterminer le degré d’urgence et de le communiquer aux parties prenantes… pour maximiser les chances de finir dans les temps.

À quoi sert le coût du retard (Cost of Delay – CoD)

Les initiatives engagées par les entreprises ont pour but ultime de changer l’organisation, de mieux la positionner par rapport à la concurrence et de générer plus de revenus opérationnels (ou une baisse des coûts opérationnels). Retarder une initiative est indubitablement un inconvénient. Les organisations ont tendance à amorcer plus d’initiatives que leur capacité ne le permet, d’où la nécessité de les prioriser, qu’on les appelle des projets, des épopées, des fonctionnalités, etc… dépendamment des normes, méthodes ou cadres utilisés par l’organisation.

Les exemples que évoqués ici ont pour but de simplifier les choses pour identifier la meilleure méthode OJECTIVE de priorisation.

Peut-on vraiment calculer le coût du retard ?

C’est un exercice qui peut être mener à bien, en suivant trois étapes.

1. Lister les projets
2. Évaluer les options
3. Calculer le coût du retard

1-Lister les projets

• En premier lieu vous devez avoir une liste exhaustive des projets (ou itérations) à livrer et de leur temps de livraison respectif.
• Ensuite, vous pouvez établir ou estimer les profits ou économies hebdomadaires estimés, profits ou économies induits par la livraison des projets.
• Enfin, il vous reste à calculer les coûts d’un retard.

Imaginons que le retour sur investissement de votre nouveau projet est estimé à 20 000 $/semaine. Un retard de 2 semaines équivaut donc à une perte de revenus de 40 K$. Nous prenons ici l’hypothèse que les revenus issus d’un projet sont générés juste après la fin du projet, et que ces revenus sont réguliers. C’est une approximation acceptable, et c’est une approximation que l’on prend pour l’illustration du principe.

Prenons un exemple avec trois projets, en considérant qu’une équipe ne peut prendre qu’un seul projet à la fois : votre projet A (ci-dessous dans le tableau) doit durer 2 semaines pour des revenus de 3K$. 3 000/2 = 1 500 $/sem, après la fin du projet. Chaque semaine de retard coûtera 1.500$. Avec cette formule vous pouvez anticiper à partir de quel retard le projet ne sera plus viable.
Si vous répétez l’exercice pour l’ensemble des projets en cours, vous obtenez une hiérarchie selon l’importance des pertes hebdomadaires.

Regardons maintenant ce que donneraient des priorisations différentes de ces trois projets, présumant que l’équipe ne livre les projets que de façon successive, et ceci en ne regardant que les chiffres bruts des bénéfices attendus dans une période de temps de 16 semaines, c’est-à-dire le temps de livrer les 3 projets de façon successive

Retard du projet A et B, si on priorise le projet C (en K$): Le calcul se fait sur la durée du projet C (10 semaines)

Cout du délai total : 48k

Retard du projet A et C, si on priorise le projet B (en K$): sur 4 semaines. Comme C n’est pas livré avant 10 semaines, pas de CoD

Cout du délai total : 56k

Retard du projet B et C, si on priorise le projet A (en K$): sur 2 semaines.

Cout du délai total : 46k

Il est indubitable que la priorisation du projet A est objectivement la plus avantageuse, suivi de C et de B.

Seulement, faire cet exercice est coûteux quand on manipule plus de projets

Reprenons le premier tableau :

En observant la dernière colonne, la même priorisation objective est à observer : A , suivi de C, suivi de B

Donc, lors d’une priorisation à faire, quel que soit le nombre d’items dans votre backlog, Prioriser la plus haute valeur de cout de retard est la méthode objective

Cout de retard = Bénéfices hebdomadaire attendus de la fonctionnalité / nombre de semaine de durée de réalisation

Note importante : outre les coûts « opérationnels », vous devez tenir compte de deux éléments clés : la valeur ajoutée pour le client et le degré d’urgence. Si l’un ou l’autre de ces éléments est nul… alors le coût du retard est lui aussi nul.  

2-Évaluer les méthodes de priorisation

On distingue quatre approches pour prioriser les projets :

1. Pas de priorité : les projets seront traités simultanément puisqu’il n’y a pas de priorisation
2. La durée : les projets sont hiérarchisés selon leur temps de réalisation, du plus court au plus long.
3. La valeur : la priorisation se fait selon le revenu attendu, du plus élevé au plus faible.
4. CD3 : la priorisation se fait sur le calcul des pertes hebdomadaires éventuelles, des plus élevées au plus basses.

3-Calculer le coût du retard selon les méthodes de priorisation

• Méthode sans priorisation: vous développez vos projets en simultané.
  Si l’on prend en exemple le tableau plus haut, vous prenez 16 semaines pour tout compléter et obtenir des revenus de 10 000 $. Auxquels il faut retirer le coût du retard, soit ces mêmes 10 000 $ multipliés par 16 semaines, soit… 160 000 $

• Méthode en priorisant les durées les plus courtes: les projets sont priorisés les uns après les autres et les revenus ne sont générés qu’une fois le projet terminé. Reprenons le tableau plus haut pour procéder au calcul :

Les projets sont par priorité décroissante dans le tableau.
Ici le CoD s’élève à 132 000 $

• Méthode en priorisant les projets de plus grande Valeur hebdomadaire: l’ordre des projets dépend de leur valeur, en commençant par celui qui a la plus élevée. Continuons avec notre exemple :

Ici le Cout du retard s’élève à 112 000 $

• Priorisation en fonction du CD3: ici l’ordre est fonction du cout de retard.

Une fois vos calculs faits, vous pouvez apprécier l’approche la moins coûteuse par le CD3.

Pourquoi prioriser selon le coût du retard ?

Des données pour des décisions éclairées : sous réserve qu’il soit basé sur des données (et non d’après une estimation au doigt mouillé généralement trop basse), il est un indicateur objectif des coûts entraînés par un retard.

Des données pour guider une repriorisation : en cas d’ajout impromptu d’une fonctionnalité (par exemple suite à des retours usagers ou une offre concurrente), il sera possible d’en évaluer la pertinence budgétaire.

Des données pour attribuer les ressources : connaissant la priorité des projets il est plus facile de définir les équipes et, par ricochet, d’éviter l’éparpillement et les coûts associés.

Pour aller plus loin :

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