Le plus grand objectif : diminuer le risque
À chacune des étapes du processus de transformation numérique, le but premier est de diminuer le risque. Comment y parvenir? En éliminant les éléments « inconnus » qui parsèment ce processus. Ces inconnus peuvent être l’utilisation d’un nouveau logiciel, la fluctuation des coûts d’approvisionnements, la pénurie (ou non) de main-d’œuvre, etc.
Mais le plus grand de tous les risques demeure « humain » puisque la gestion de projet vient nécessairement avec une gestion du changement et que certains employés à l’interne peuvent être réticents à modifier leurs façons de faire les choses et, ainsi, ralentir l’élan de ce changement.
La gestion du changement, c'est un peu comme la traversée d’un pont en auto. On vise partir d’une extrémité du pont et se rendre jusqu’à l’autre. Jusqu’ici, tout va bien. Imaginons maintenant que la traversée de ce pont est en quelque sorte la livraison d’un projet. Ainsi, le leader de projet devra s’assurer que le pont est solide, que le plein de la voiture est fait, que les pneus sont bien gonflés, etc. De son côté, le responsable de la gestion du changement (c’est parfois le leader de projet) devra, quant à lui, s’occuper de l’humain dans l’auto. A-t-il son permis ? L’habitude de conduire ? Dans des conditions difficiles ?
À haut niveau on peut dire que la gestion du changement suit le processus du deuil : Défi, résistance, exploration, engagement et continuité. Tout changement passera par cette courbe qui représente les cinq grandes étapes que va traverser l’humain au cours du projet. Durant ce processus, on voudra mettre en place le plus de leviers possibles afin de permettre à l’individu de passer du « savoir » au « savoir-faire ». En d’autres termes, il y a un grand écart entre ce que l’individu acquiert comme nouvelles compétences et la manière dont il pourra devenir performant dans le changement.
Transformation numérique : les premières étapes
1. Définir la cible
Avant toute chose, nous devrons déterminer où est ce qu’on peut appeler notre « étoile du Nord » qui nous guidera pendant le processus. Autrement dit, on va mettre à l’épreuve ce qu’on pense qu’on devrait faire ou ce qu’on a envie de faire. Dans le cas où l’on ne sait pas du tout comment s’y prendre, on va mettre en place un certain processus. On instaurera d’abord un « think tank », une équipe qui viendra se questionner sur différents sujets : l’aspect ESG du projet, le modèle d’affaires, le modèle de motivation, etc. On définira ainsi vers quoi on veut aller.
2. Confronter les données avec « l’avenir du travail » : ce que l’on vise
Cette étape est importante: on utilisera les données recueillies dans les modèles précédents afin de les « passer à la moulinette ». Un exemple concret est de faire traverser nos données dans le « journey mapping » (parcours client) afin de mieux comprendre l’expérience qu’ils vivent actuellement et vers quoi nous voudrions désormais les orienter. D’autres outils existent tels le modèle de service ou le modèle de capacité afin de définir encore mieux la cible et ce qu’elle souhaite vivre comme expérience dans le processus.
3. Comparer les résultats souhaités avec notre modèle actuel
On appelle cette étape le « modèle d’opérations ». En bref, on viendra comparer les données perçues lors des deux premières étapes avec les opérations actuelles de l’entreprise. À quel point ou à quel niveau est-ce que l’on constate un écart plus ou moins grand entre ce que nous faisons et ce que l’on souhaite faire? On fera donc passer les données à travers les processus existant dans l’entreprise: la manière dont fonctionnent les humains, les outils technologiques et l’ensemble des tâches qui constituent les opérations.
4. Obtenir une feuille de route
C’est l’objectif ultime : être en mesure de concevoir une « feuille de route à haut niveau » sur les « fondations » numériques. Cette étape permettra de constater clairement ce que l’entreprise doit changer pour atteindre les buts fixés. C’est à ce moment que les responsables du projet de transformation pourront choisir adéquatement les outils technologiques qui pourront être utilisés afin de mener à bien ce projet.
Pour conclure
La transformation numérique représente un défi majeur mais nécessaire pour les entreprises. En s'appuyant sur des étapes bien définies et en mettant l'accent sur la gestion du risque et du changement, il est possible de naviguer avec succès ce processus complexe. En identifiant les objectifs d’affaires, en confrontant les données avec les nouvelles tendances du travail et en comparant les résultats souhaités avec le modèle actuel, les entreprises peuvent concevoir une feuille de route claire et structurée. Cette feuille de route devient alors un guide précieux pour choisir les outils technologiques adaptés et assurer une transition fluide.
Cependant, il faut se rappeler que le plus grand défi reste souvent d'ordre humain. La réticence au changement et la nécessité de passer du savoir au savoir-faire exigent une attention particulière. En adoptant une approche progressive et en soutenant les employés tout au long du processus, les entreprises peuvent minimiser les risques et maximiser les bénéfices de leur transformation numérique.
La transformation numérique n’est pas seulement une question de technologie, mais une opportunité pour réinventer les processus, stimuler l'innovation et renforcer la résilience organisationnelle face à un futur plein de surprises.
Est-ce qu’un processus peut être modifié en cours de route? Est-ce qu’un professionnel peut, à un moment où à un autre, revenir à une étape passée afin de revoir certains paramètres ou modifier une cible? La réponse est « oui » à toutes ces questions! N’oubliez jamais que l’essentiel d’un processus de transformation se définit par un circuit qui peut être en mouvance, parfois inégal et changeant. Alors, êtes-vous prêts à relever ce défi?
Pour aller plus loin :
Transformation numérique : planifier sa réussite
