Comment devenir SMART?
Une récente étude de l’outil collaboratif Asana mentionne que 80 % des travailleurs sondés indiquent travailler avec leur boîte de réception et autres applications de communication ouvertes. De ce fait, les employés sont moins efficaces et ont tendance à passer à côté de certains messages et échéances, ou encore à ne pas agir en temps utile. Vous en avez assez de laisser votre liste de tâches dicter tout votre emploi du temps? Mettez en place des stratégies de gestion du travail de façon à établir vos priorités au quotidien et à vous concentrer sur les tâches les plus pertinentes.
Vous connaissez peut-être Peter Drucker et sa méthode SMART, un concept de management par objectifs défini en 1954. Cette méthode est encore d’actualité et son auteur demeure le chercheur le plus cité lorsque l’on aborde le sujet de l’organisation du travail. « Il n’y a rien de plus inutile que de bien faire quelque chose qui ne devrait pas être fait », disait-il. Cette phrase est inspirante dans la mesure où l’organisation du travail devient la priorité de tous les professionnels souhaitant accroître leur potentiel et optimiser leurs performances.
Que veux-tu dire SMART?
S -> Spécifique (ce sur quoi j’ai le contrôle)
M -> Mesurable (de quelle façon vais-je en voir la différence? En gagnant 30 minutes par jour?)
A -> Atteignable (quel est votre niveau de complexité? Combien de tâches en cours avez-vous?)
R -> Réaliste (est-ce possible de faire le changement dès maintenant? Sinon, quand?)
T -> Temporel (de combien de temps aurez-vous besoin pour effectuer le changement?)
Les 4 astuces qui vous feront gagner du temps au quotidien
1. Faire une planification efficace du court, moyen et long terme
Imaginez-vous si, pendant une ou deux heures chaque jour, vous n’aviez aucune urgence ou priorité à gérer et que vous pouviez vous consacrer à une activité que vous souhaitez réaliser depuis longtemps. Commencez votre phrase par « Si j’avais le temps, je pourrais faire ceci ou cela ...». Quelle réflexion pouvez-vous tirer, à la lumière de cette liste? Bien souvent, vous réaliserez que celle-ci regroupe des éléments qui seront les premiers fondements de votre rôle! En bref, la planification est souvent absente et c’est ce qui nuit le plus à l’établissement de nos priorités. Par exemple, un employé peut se plaindre de ne jamais avoir suffisamment de temps pour préparer une réunion, alors qu’il n’a jamais prévu de plage horaire pour la préparation de cette réunion. Ainsi, quels sont les éléments qui doivent être planifiés? Absolument tout!
N’oubliez jamais qu’il est très difficile de prioriser une tâche qui n’a pas été planifiée.
2. Découper les tâches qui sont trop longues
Cette méthode est utilisée depuis plusieurs décennies et a toujours fait ses preuves : découper une tâche très longue à réaliser vous permet de l’effectuer beaucoup plus rapidement, car vous l’attaquez bloc par bloc. Le but principal est surtout de bien évaluer l’ampleur réel du travail à accomplir. J’aime beaucoup l’expression qui dit « La meilleure façon de manger un éléphant est une bouchée à la fois ». C’est tout à fait vrai, même en gestion du temps!
3. Cesser de gérer par échéance
Vous avez, par exemple, une soumission à faire parvenir à un client potentiel à une date précise. Souvent, la plupart des employés sont portés à inscrire la tâche « remise de la soumission au client » à cette même date dans leur calendrier, sans tenir compte du moment où cette tâche doit être commencée. L’objectif de plusieurs employés est habituellement d’arriver à mieux respecter les échéances, alors que l’on devrait d’abord planifier la date de commencement d’un livrable avant de penser à le remettre. Encore ici, découper ce livrable en plus petites tâches peut être particulièrement bénéfique. Je vois régulièrement, dans ma pratique, des projets immenses qui doivent obligatoirement être découpés, avant toute chose. Ne tombez pas dans le panneau!
4. Utiliser les outils collaboratifs
Voilà des logiciels qui peuvent vous être d’un grand soutien lorsque vous entreprenez une refonte de votre gestion du temps ou lorsque vous avez à établir les priorités d’un plus grand projet en équipe. Des plateformes telles Monday ou Smartsheet sont particulièrement utiles, encore faut-il bien les comprendre afin de les utiliser adéquatement. N’oubliez pas de le mettre à jour aussi souvent que possible afin que la même information soit partagée à l’ensemble des membres de l’équipe.
Pour conclure
En terminant, je vous dirais qu’une gestion du temps efficace risque fort de changer votre quotidien. Utilisés correctement, à l’aide de vos bons réflexes, les outils collaboratifs de gestion de projets peuvent devenir presque miraculeux! Toutefois, j’aimerais vous faire une petite mise en garde : il est très facile de se perdre dans la technologie et de dédoubler ses tâches parce qu’elles sont désormais contenues à travers plusieurs outils. N’oubliez pas de vous réserver un tableau de bord personnel où seront consignées l’ensemble de vos tâches afin d’éviter de survoler tous vos outils en même temps pour connaître les tâches à réaliser quotidiennement. Ce sera assurément un excellent départ pour des gains de temps impressionnants!
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Photo de Aron Visuals sur Unsplash