La maîtrise des outils technologiques
La numérisation des espaces de travail impose une maîtrise approfondie des outils technologiques. Ceci inclut non seulement les logiciels de bureautique classiques tels que Microsoft 365 ou Google Workspace, mais également des plateformes de collaboration en ligne (Slack, Teams et autres), des systèmes de gestion de projet (Trello, Asana, Smartsheet, Monday) et des outils CRM (Salesforce, HubSpot, MS Dynamics). Une familiarité avec les bases de la gestion de données et de l'analytique peut également s'avérer précieuse.
Des compétences en communication
La communication efficace reste une pierre angulaire du rôle d'adjointe administrative, d’autant qu’elle peut couvrir des formes différentes (appel téléphonique, mémo, présentation visuelle, documents légaux, etc. et s’adresser à des publics très diverses (un employé, une équipe, la direction, des clients ou fournisseurs, etc.). Ceci implique la capacité à rédiger des communications claires et professionnelles.
Communiquer ce n’est pas seulement véhiculer un message clair, précis et actionnable, c’est aussi être outillée pour faire avancer un dossier, créer des liens, alimenter son réseau et, dans certains cas, résoudre des problèmes.
Comprendre et appliquer l'étiquette professionnelle, notamment dans les communications électroniques, lors des réunions et dans les interactions quotidiennes, est fondamental. Cette compétence assure le maintien de relations professionnelles harmonieuses et respectueuses, tant avec les clients internes que les clients externes.
Une bonne gestion du temps et des priorités
Sans doute la compétence la plus évidente, la capacité à organiser efficacement son temps et à prioriser les tâches est cruciale. Cela inclut la gestion de l'agenda d’un ou plusieurs gestionnaires, la planification de réunions, la préparation de documents nécessaires à l'avance, et la capacité à ajuster rapidement les priorités en fonction des besoins changeants de l'organisation.
La capacité à gérer son temps et celui des autres efficacement passe par une bonne priorisation des tâches, la planification stratégique des engagements et la minimisation des perturbations. C’est une des clés pour éviter de se sentir dépassée voire surmenée et de faire face plus sereinement aux inévitables changements et autres imprévus.
De solides compétences interpersonnelles
L'empathie, la patience, la bienveillance et la capacité à travailler en équipe sont indispensables. L'adjointe administrative agit souvent comme un pont entre différents départements et niveaux hiérarchiques au sein de l'entreprise, nécessitant une forte capacité à naviguer dans des environnements professionnels divers, idéalement sans faire de faux pas.
Cette navigation est grandement facilitée par le développement de l’intelligence émotionnelle, qui va aider dans la gestion des émotions, du stress, des tensions et rendre les choses plus faciles.
De la proactivité et une propension à résoudre de problèmes
La capacité à anticiper les besoins de leur(s) gestionnaire(s) et à proposer des solutions innovantes aux problèmes éventuels est une compétence toujours appréciée. Cela implique une compréhension approfondie des objectifs dudit gestionnaire, dans une certaine mesure de l'entreprise, et une capacité à travailler de manière autonome.
Face à des situations inattendues ou des problèmes complexes, la capacité à improviser et à trouver des solutions créatives est indispensable. Cela demande une bonne dose d'ingéniosité et une ouverture d'esprit.
Une réelle adaptabilité, voire de la résilience et du courage
On vient de le voir, dans un environnement de travail qui évolue rapidement, être adaptable et ouvert au changement est crucial. Cela signifie être capable de gérer efficacement les transitions, d'adopter de nouvelles technologies, et de s'ajuster aux changements organisationnels ou stratégiques. Mais aussi et de façon plus modeste, quand le gestionnaire bouleverse l’agenda de façon impromptue.
La résilience face aux défis et la capacité à maintenir une attitude positive même dans les périodes difficiles (qui ne manqueront pas d’arriver) sont des atouts majeurs. Développer un certain courage pour affronter les situations délicates avec assurance et professionnalisme est également important, tant pour le développement professionnel que pour la réputation et l’employabilité.
Confidentialité et discrétion
C’est vrai de tous les postes, mais dans leur rôle, les adjointes administratives ont souvent accès à des informations sensibles. Il est donc impératif qu'elles développent une forte éthique professionnelle, garantissant la confidentialité et la discrétion en toutes circonstances.
Une bonne connaissance des ressources disponibles
L'efficacité d'une adjointe administrative repose sur sa capacité à identifier rapidement les ressources disponibles au sein de l'organisation pour répondre efficacement aux demandes. Cela peut concerner les personnes, les compétences, mais aussi les outils et les procédures internes.
Lorsqu’il s’agit d’un besoin de ressources externes, la force du réseau est indispensable afin d’agir efficacement dans différentes circonstances.
La volonté de se mettre au service des autres
Cela englobe la notion de "servant leader" : mettre les besoins de l'entreprise et de ses collaborateurs avant les siens, favorisant ainsi un environnement de travail positif et une culture d'entreprise solide. C'est une approche qui valorise l'écoute, l'empathie et le soutien mutuel. Cette notion de “servant leader” évite souvent l’impression d’avoir travaillé pour rien car elle est basée directement sur les besoins et objectifs de l’organisation.
Dans ce même ordre d’esprit, l'adjointe administrative joue un rôle clé dans la promotion et le maintien de la culture d'entreprise. Cela inclut la valorisation des valeurs, des normes et des comportements qui définissent l'identité de l'organisation.
Se doter d’une bonne vue d'ensemble
Comprendre les objectifs globaux de l'organisation et savoir comment les actions quotidiennes s'inscrivent dans cette vision plus large est essentiel. Cela permet de prioriser les tâches et de prendre des décisions alignées sur les objectifs à long terme.
Conclusion
Les adjointes administratives doivent être polyvalentes, technologiquement averties et capables de communiquer efficacement dans un environnement de travail très évolutif. C’est ainsi qu’elles se rendront indispensables à leur patron, gestionnaire, directeur : elles sont à la fois des collaboratrices indispensables et aussi des leaders au sein de leur organisation. Leur rôle devient ainsi plus stratégique, contribuant directement à la réussite et à l'évolution de l'entreprise, elles font partie des joueurs clef dans un équipe.
Pour aller plus loin :
Adjoint administratif : performer dans son rôle
Photo de Marissa Grootes sur Unsplash
