Technologia : En entreprise, qui doit favoriser la collaboration? Les gestionnaires qui, par définition, ont une équipe à gérer ?
Jean-Pierre Lemaitre : Non, pas forcément. Il est vrai qu’au sein du “collectif”, il est parfois difficile de saisir avec précision son rôle. Toutefois, chacun de ses membres a essentiellement le rôle d’alimenter, de favoriser et de valoriser la collaboration entre les membres d’une équipe. Les études le démontrent : la synergie qui se développe entre les membres d’une équipe bénéficie à chacun d’entre eux.
Si l’on se demande « comment pourrais-je mieux m'intégrer dans une équipe? » ou encore « comment pourrais-je mieux collaborer? », c’est à ce moment-là que l’on prend conscience que notre collaboration est importante dans une équipe. Il est possible qu’avec cette prise de conscience, on se rende compte de ce que les autres devraient faire ou ne pas faire. Mais, n'ayant pas le contrôle sur les autres, il y a des comportements et des attitudes mentales que l’on doit intégrer pour réagir de la bonne façon à certaines situations.
Je propose de débuter avec soi-même et de se poser les bonnes questions : quels sont les comportements et les attitudes que j’emploie qui améliorent la collaboration dans mon équipe ? L’étape suivante consiste à faire preuve d’ouverture puisque nous devons composer avec des humains et plusieurs types de personnalités. Je le mentionne souvent, mais c’est un apprentissage qui doit se faire par étape.
T : Justement, travailler en équipe, c’est aussi développer la capacité à mieux comprendre les personnalités de chacun et la dynamique des équipes. Concrètement, comment gérer les employés difficiles et les équipes dysfonctionnelles ?
Jean-Pierre Lemaitre: Soyons clairs, à partir du moment où une entreprise n’a mis aucune action en place pour faciliter la collaboration au sein de ses équipes, on peut aisément parler d’une entreprise dysfonctionnelle.
Au sein d'une équipe, nous devons avoir conscience de notre propre comportement, même si la notion de comportement difficile peut varier d’une personne à l’autre. Il y a des probabilités que cette personne soit... nous-même ! Sans même nous en rendre compte, nous pouvons être cet élément négatif au sein du groupe. Quelle qu’elle soit, la personne ayant un comportement “difficile” doit comprendre qu'elle fait partie d'un groupe et qu'elle doit collaborer.
Cela dit, changer sa manière de penser, de travailler, de se comporter avec les autres est difficile. La personne doit effectuer un changement durable dans son comportement et dans son rapport avec l'équipe. Cela peut sembler un peu flou, mais l’idée est de cibler avec le plus d’exactitude possible le comportement nuisible et de se fixer des “balises” ou “points de contrôle” clairs pour le modifier. Par exemple, si un individu a tendance à manquer d’écoute envers ses collègues en réunion et à constamment les interrompre, son gestionnaire pourrait l’inviter à se fixer des étapes de changement, comme le fait de lever la main avant de s’exprimer, de respecter le temps de parole de chacun ou d’établir un ordre du jour précis où chacun aura son droit de parole.
C'est ensuite le rôle du gestionnaire de bien s'assurer que chaque petit changement a bien été effectué et que les rapports ont changé dans le groupe.
T : Avez-vous quelques exemples de savoir-être et savoir-faire importants à posséder pour une bonne collaboration ?
Jean-Pierre Lemaitre: Pour le savoir-être, on va surtout parler d'attitudes mentales comme les croyances qui peuvent être des obstacles. L’important dans une équipe est de bien déceler ces croyances qui peuvent être limitantes pour une bonne collaboration. Les phrases comme « je crois que de toute façon, ça ne va pas fonctionner", "je crois que ça ne sert à rien d'en parler", "je crois que je ne suis pas capable de changer" ou encore "je crois qu'il est comme ça et qu'il ne changera jamais", sont autant de croyances qui peuvent être un frein à une bonne collaboration.
L’idée est de déceler chez soi les croyances qui peuvent être limitantes et les modifier. La question que nous devons tous nous poser au sein d’un collectif est "quelles sont les croyances que nous devrions utiliser dans l’équipe au quotidien pour une meilleure collaboration ?".
Ensuite, il y a aussi les préjugés (souvent tirés des expériences personnelles de chacun) qui peuvent limiter une bonne collaboration, comme la résistance au changement.
Pour finir, il y a notre propre comportement qui peut influencer la collaboration. Au lieu de faire porter la responsabilité de ce qui va mal sur les autres, il est important de se poser la question de ce que je peux faire pour que les choses changent dans le milieu de travail, concrètement et dès maintenant.
Pour le savoir-faire, il s'agit de bien communiquer d'une certaine façon et d'avoir un comportement respectueux avec les autres. Comment décoder les perceptions ? Comment repérer que la personne avec qui je parle est irritée par ce que je lui dis et donc comment s'adresser à elle pour éviter de mettre de l'huile sur le feu ? Comment s'adresser à la personne avec les bons mots sans la blesser ? Il s'agit d'adapter son discours pour favoriser la collaboration.
T : Il y a donc une part importante d'intelligence émotionnelle et de décodage de personnalités dans une collaboration optimale, n’est-ce pas ?
Jean-Pierre Lemaitre: En effet, tout est dans la connaissance de soi et des autres. Comme je le mentionnais plus tôt, allons-y par étape et de la manière la plus concrète possible. L'intelligence émotionnelle, c'est d’une part le fait de mieux se connaître pour mieux gérer ses émotions et, d’autre part, de mieux connaître les autres pour apprendre à gérer plus efficacement les interactions. La communication est donc un élément clé, car sans elle, il n'y a pas de collaboration.
Pour une bonne collaboration, il y a des prérequis. Il faut avoir conscience de ses forces et de ses faiblesses et surtout bien connaître les autres. Pour ce faire, soyons conscients de certains éléments clés : ma manière de communiquer ou de réagir aux remarques de mes collègues est un obstacle à une bonne collaboration. En tant qu’individu, je dois conjuguer avec mon bagage personnel, mes expériences vécues, certaines limitations et quelques préjugés. Sachant cela, si par exemple je me braque à la venue du moindre commentaire négatif de la part d’un collègue, je deviens un obstacle (parfois sans le vouloir) à la bonne collaboration de l’équipe. D’autre part, si je crains de m'exprimer, par peur d'être jugé ou parce que mon environnement me semble hostile ou peu ouvert à la discussion, je suis devant un autre obstacle à la collaboration qui, cette fois, provient de l’environnement dans lequel je me trouve.
La situation idéale pour une équipe serait de collaborer dans un environnement de transparence, d'écoute, de bienveillance et de respect. Inversement, la pire situation serait qu'une personne se dise "à quoi ça sert que je m’exprime ? De toute façon, qu'est-ce que cela va changer à la décision finale ?". Cela traduit un cadre de travail qui n’encourage pas la collaboration.
T : Est-ce possible qu’un manque de collaboration provienne d’une mauvaise répartition des tâches ? Si oui, comment le corriger ?
Jean-Pierre Lemaitre: Selon les efforts que chacun met dans la bonne collaboration, il se peut qu'il y ait des irritants comme la répartition des tâches et le manque de communication à les organiser par exemple. Pour corriger cela, il s'agit de mettre en place des actions précises et d’établir des objectifs pour changer les choses. Évidemment, ces objectifs devront être réfléchis d’une manière à ne pas remettre en place ce qui se faisait avant. Le scénario idéal est celui où les membres d’une équipe séparent leurs tâches entre eux clairement et de façon à éviter les zones floues ou propices à créer de l’insatisfaction. Partagez-vous un calendrier des tâches, cela aide grandement à s’offrir un plan d’ensemble des étapes à franchir et des tâches à accomplir. Plusieurs logiciels très simples (et gratuits!) orientés gestion de projets existent et peuvent mis à profit afin de soutenir les équipes.
En définitive, n’oubliez jamais que les dynamiques d’équipes sont constamment en mouvement et qu’il faut apprendre à composer avec de très nombreux facteurs : la personnalité de chacun, leurs perceptions, leurs limitations, leurs objectifs personnels, etc. Ce n’est pas une tâche facile. Entretenir une bonne collaboration exige du temps, de l’écoute, de l’empathie et de la patience. Faites-vous confiance et n’hésitez pas à aller chercher les bons outils afin de favoriser au maximum un bel environnement de travail.
Pour aller plus loin :
Collaborer en équipe : accroître la cohésion pour multiplier les réussites
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