Qu’est-ce que OneDrive
OneDrive est un espace de stockage privé et temporaire.
Ce dernier aspect est essentiel : bien que le OneDrive d’un employé lui soit fourni par son organisation, il est associé au code utilisateur (la personne donc). Si cette personne quitte l’entreprise, tout le contenu de son OneDrive sera effacé après 30 jours (sauf changement des paramètres). Y compris les documents partagés.
OneDrive devrait donc être utilisé pour des documents personnel ou temporaires.
En clair, OneDrive c’est votre espace. On peut utiliser OneDrive pour de la collaboration temporaire, pour des documents dont on n’a pas besoin de garder de trace ultérieurement, en particulier le jour où vous quitterez l'entreprise. Si une trace doit être conservée, collaborez dans SharePoint ou dans une équipe Teams.
OneDrive est un espace de travail/stockage ET un outil de synchronisation
Ce qui est un peu mêlant : OneDrive désigne deux outils différents mais interreliés.
Dans votre OneDrive, sous « Mes fichiers », vous pouvez accéder à vos documents de travail… mais pas seulement. Vous y trouverez aussi des dossiers « miroirs » de ceux sur votre poste de travail (le fameux « Bureau »). Que vous retrouvez à l’identique depuis l’explorateur Windows.
C’est parce que OneDrive est aussi un outil de synchronisation ! Avec votre poste de travail, mais aussi avec d’éventuels sites SharePoint :
(Pour information : Nuage = OneDrive et Édifice = site SharePoint)
Avantage : si votre ordinateur crash, vos dossiers restent accessibles dans le nuage. Vous pouvez donc travailler dessus, même sans accès à Internet.
Par ailleurs, Microsoft permet d’accéder à SharePoint depuis OneDrive :
Qu’est-ce que SharePoint
SharePoint est un espace indépendant de la personne qui l’a créé. Même si celle-ci quitte l’organisation, contrairement à OneDrive, les éléments SharePoint qu’elle aura bâtis vont rester accessibles, ainsi que leur contenu.
SharePoint est donc l’espace de travail à privilégier.
Un peu de gestion documentaire ne nuirait pas
On comprend la volonté de Microsoft : faciliter l’usage et l’adoption de ses outils en offrant un écosystème complet où tout est fait pour se répondre. L’idée est que vous soyez capable d’accéder à n’importe quel document, où que vous soyez et où qu’il soit.
Ce qui implique que la gestion de l’information soit planifiée et expliquée aux collaborateurs. Sinon personne ne retrouvera ses documents…
d’où l’importance d’aborder l’implantation de Microsoft 365 en réfléchissant en amont à la gestion documentaire.
Il y a aussi un aspect gestion du changement dans la gestion documentaire : vous ne pouvez pas espérer qu’une personne qui a toujours travaillé avec l’explorateur Windows et une architecture de l’information claire à base de Dossiers et de Sous-dossiers, soit en mesure de s’y retrouver dans OneDrive et SharePoint du jour au lendemain. C’est pourquoi de nombreuses organisations choisissent de monter leur SharePoint en reprenant la logique et les intitulés « comme avant », quand elles utilisaient encore un disque dur local. On peut comprendre qu’elles reprennent la même logique, temporairement, pour faciliter l’adoption des nouveaux outils.
Ce n’est pas simple de passer d’une navigation structurelle hiérarchique à une navigation organique.
Qui plus est, la gestion documentaire prend tout son sens quand il est question de sécurité : les règles d’accès à un document étant celles de l’emplacement où il est déposé…
Sans entrer plus en détail dans les aspects relatifs à la protection des données (vous pouvez en savoir plus avec ce webinaire et celui-là), si la gestion documentaire n’est pas le fort de votre organisation :
Microsoft a mis à votre disposition une baguette magique : la barre de recherche de Office.com !
Vous pouvez y taper le nom du document (ou des mots qui s’y trouvent) et Microsoft vous affichera des résultats bien plus vite que dans l’explorateur Windows. Vous pouvez même faire des recherches par type de document (Word, Excel, PowerPoint…), propriétaire, etc. si la mémoire vous fait défaut.
Par ailleurs, l’accueil de Office affiche les derniers documents sur lesquels vous avez travaillé. Il affiche aussi dans « Accès rapide » ceux sur lesquels vous travaillez et qui ont été modifiés (par vous ou une autre personne !).
Il y a plusieurs autres façons de retrouver des documents, mais ce n’est pas l’objet de cet article.
L’intérêt de SharePoint et des documents partagés est de pouvoir accéder facilement à un document et d’en éviter le versionnage (des V1, V2, etc. disséminées sur les postes de chacun). Tous les intervenants impliqués peuvent accéder au document et y contribuer, sans risquer de perdre les modifications de l’un ou de l’autre. D’autant qu’il est possible de consulter l’historique des modifications pour restaurer une version antérieure en cas d’erreur.
En poussant le raisonnement jusqu’à l’absurde, vous pourriez décider de ne rien ranger et de vous reposer sur le moteur de recherche. Ce n’est pas une bonne pratique. Pour ceux qui sont concernés par cet enjeu, il faut plutôt aller voir du côté de la gestion documentaire, un sujet en soi.
Signification des icones de votre environnement MS365
Dans l’explorateur chaque dossier, fichier, document… est accompagné d’une icône (que ce soit dans OneDrive ou dans SharePoint).
Le fichier est accessible dans le nuage mais n’est pas synchronisé en local.
Avantage : il ne prend pas de place sur votre disque.
Inconvénient : en cas de panne internet il est inaccessible
Le fichier est synchronisé en local.
Avantage : il est accessible en cas de panne d’internet (et il se mettra à jour quand la connexion sera rétablie).
Inconvénient : il prend de l’espace sur votre disque.
Le document est synchronisé en permanence. Pertinent pour les dossiers auxquels vous accédez souvent, ou si votre connexion web est de mauvaise qualité.
Ce n’est pas un état par défaut, il faut le spécifier à l’aide d’un clic droit et choisir « Toujours conserver sur cet appareil ». La fonction « Libérer de l’espace » permet d’inverser le processus : le document n’est plus en local, sans pour autant être effacé dans le nuage.
Il est d’ailleurs possible de paramétrer son client de synchronisation OneDrive pour lui indiquer une limite de stockage à ne pas dépasser. Ce paramétrage s’appliquera à la synchronisation des documents OneDrive et SharePoint; et s’assurera de libérer de l’espace pour maintenir les performances de votre ordinateur.
Et Teams dans tout ça ?
Teams demeure cet outil très pratique qui permet de gérer votre agenda, d’organiser des appels ou des webinaires, de partager des documents ou de clavarder.
Mais il repose sur OneDrive ou SharePoint pour la gestion documentaire, comme évoqué plus haut.
Un document partagé dans une conversation Teams privée sera accessible dans OneDrive. Par contre un document chargé dans une conversation de canal d’équipe sera accessible dans un site SharePoint.
De la même manière, si vous organisez une réunion depuis votre calendrier Teams (ou Outlook) et qu’un des participants lance l’enregistrement, celui-ci sera affecté à son OneDrive et non au votre… D’où l’importance de la déplacer dans un SharePoint pour éviter le risque de disparition en cas de départ.
Depuis Teams, outil trèèès populaire, vous pouvez accéder aussi bien à votre OneDrive personnel (dans le menu de gauche « Fichiers »), qu’aux Portails SharePoint de l’organisation, les fameux canaux d’équipe (qu’on retrouve sous « Accès rapide »).
Conclusion
On comprend la volonté de Microsoft : faciliter l’usage et l’adoption de ses outils en offrant un écosystème complet où tout est fait pour se répondre. L’idée est que vous soyez capable d’accéder à n’importe quel document, où que vous soyez et où qu’il soit. Cette approche organique offre des possibilités incroyables en termes de souplesse et de collaboration, sous réserve de se pratiquer (un peu) pour se familiariser avec cette approche de travail plus organique.
Pour aller plus loin :
Microsoft 365 : Collaborer et travailler avec les documents
Aussi à voir : Teams : des nouveautés qui vont changer votre façon de travailler
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