L’adjointe administrative, carte joker des organisations ?
Dans une certaine mesure, l’adjointe est un peu comme le joker, cette carte qui peut se substituer aux autres, l’espace d’un instant, du fait de la variété de ses compétences.
La polyvalence est sans doute en haut de sa liste d’habiletés, que ce soit au niveau des compétences techniques (gestion du temps, bureautique, rédaction, planification…), que des compétences comportementales (communication, intelligence émotionnelle, influence…).
Cette polyvalence présente plusieurs avantages :
- Variété des tâches à effectuer
- Interaction avec (presque) tous les départements de l’organisation… et l’externe
- Autonomie et liberté d’action
- Contribution à l’avancement des projets
- Possibilité de choisir son secteur d’activité (toutes les organisations en ont besoin)
Les organisations évoluent, les besoins de leurs équipes aussi.
Surtout, cette polyvalence ouvre la voie à une évolution du métier, en cohérence avec l’évolution marquée du monde du travail, que ce soit au niveau des changements organisationnels ou des avancées technologiques.
En particulier envers le personnel de soutien, dont on attend qu’ils soient en mesure de prendre de plus en plus de responsabilités et de développer leurs compétences à cet effet. Des compétences axées sur le savoir-être, comme la pensée stratégique, le décodage de personnalité, la résolution de problèmes, la prise de décision, la négociation, le leadership ou la gestion du changement.
L’évolution des organisations permet à l’adjointe qui développe ces compétences, d’être considérée comme une collaboratrice, une belle avancée pour cette profession en passe de changer.
L’IA dans tout ça ?
Autre élément qui vient impacter le rôle de l’adjointe administrative : l’arrivée fracassante de l’intelligence artificielle, dont on peut se demander si elle est un facteur de destruction du rôle d’adjointe administrative ou simplement un élément contributeur de son évolution ?
L’IA remplace les adjointes administratives
Les outils qui permettent de se passer d’une personne pour un certain nombre de tâches (comme la gestion du calendrier, le tri des courriels, la gestion documentaire ou la production de rapports statistiques...) existent déjà. En effet n’importe qui (semble-t-il) peut demander à d’ajouter une rencontre à son calendrier, configurer un outil pour faire le tri automatique dans ses courriels, laisser la gestion documentaire à SharePoint et aux métadonnées et simplement partager ses tableaux de bord depuis Power BI.
Tout ceci est vrai et va dans le sens des chiffres observées sur le terrain : une diminution régulière du nombre d’assistantes administratives au fil des évolutions techniques et technologiques. Ce qui pose la question de l’avenir.
Il est clairement existentiel pour les adjointes administratives de repenser leur rôle et leur contribution à l’organisation, avec un profil de poste revu à la hausse.
L’IA aide les adjointes administratives
Si la technologie peut effectivement aider certains gestionnaires à traiter des tâches qu’ils déléguaient auparavant à leur adjointe, cette même technologie contribue à augmenter le flot des informations numériques à traiter. Qui de mieux placées que les adjointes pour cela ? D’autre part, elles peuvent aussi utiliser l’IA pour se faire aider dans leurs propres tâches, en particulier celles qui sont répétitives et à faible valeur ajoutée. Sans oublier le plus important : L’IA ne peut pas tout faire, en particulier pour ce qui relève de la recherche et de l’analyse (de données ou de documents), laissant le champ libre aux adjointes (qui auront développé leurs compétences en conséquence).
Les adjointes administratives sans l’IA
En fait, si une tâche nécessite un regard critique, un apport créatif, de l’interaction avec d’autres personnes ou de la collaboration… l’IA ne sera pas au rendez-vous, les assistantes oui.
C’est d’autant plus vrai que l’aspect humain est essentiel dans le travail d’équipe, propre à l’ensemble des organisations. Sur ce registre, l’adjointe administrative joue un rôle concret dans l’engagement et la mobilisation de l’équipe, en soutenant aussi bien la personne à qui elle rapporte que le reste de l’équipe à qui elle appartient. Comme par exemple dans l’intégration des nouveaux employés ou l’organisation d’événements de socialisation (auparavant échus aux RH mais qui les délèguent de plus en plus aux équipes).
Dans bien des cas, c’est l’adjointe qui développe ou entretient le réseau de contacts externes avec les fournisseurs, clients, consultants, sous contractants, etc.
Adjointe administrative : un métier qui se réinvente
Il y a eu un changement dans la liste des tâches qui incombent à l’adjointe administrative, c’est évident. Et cette évolution va continuer, la question est de savoir si c’est au détriment ou au profit de l’adjointe.
Si on voit le verre à moitié vide, on ne peut pas nier que les effectifs ont diminué et que l’automatisation peut prendre en charge des travaux auparavant menés par les adjointes administratives. Cela n’a pas empêché ces dernières de repenser leur carrière et d’envisager une réorientation selon leurs affinités (vers les RH, le marketing, les ventes…).
Si on voit le verre à moitié plein, l’automatisation et l’IA n’ont fait que renforcer le besoin naturel de faire évoluer le poste, encourageant les adjointes à entretenir leur maturité numérique (se former pour rester à flot avec la littératie, etc.) et à développer leurs savoirs-êtres… que l’IA ne sait pas offrir.
Pour aller plus loin
Adjoint administratif : performer dans son rôle(1) Bien que la profession soit mixte, l’emploi du féminin est privilégié car majoritairement occupée par des femmes.
(2) Intelligence artificielle et transformation du métier d’adjoint administratif, 2021
Photo de Marissa Grootes sur Unsplash
