Adjointe administrative : le vrai bras droit ?

Note : le féminin est utilisé ici à titre de convention, bien que le poste puisse être occupé de façon indifférente par des femmes ou des hommes.

Qu’est-ce qu’une adjointe administrative - généralités

La classification nationale des professions (CNP) parle d’adjointe administrative alors que l’Information sur le marché du travail (IMT) évoque plutôt une secrétaire. Dans les faits, il s’agit du même poste.

Le rôle d’une adjointe administrative est généralement de faire preuve d’autonomie pour organiser et gérer les activités de son ou sa gestionnaire, voire d’une partie de l’organisation. Rédiger toute correspondance, prendre des notes, organiser des rencontres, maintenir à jour certaines bases de données, etc. autant d’interactions dont le but est de fluidifier l’environnement de travail.

Quelles sont les compétences essentielles d’une adjointe administrative ?

Étant amenée à intervenir auprès de différents services et avec des interlocuteurs très variés, quelques compétences minimales sont à prévoir :

• Un certain sens de l’organisation, pour ne pas perdre le fil sur l’ensemble des dossiers où elle est amenée à intervenir
• Une bonne gestion de son temps (et par ricochet de son ou sa gestionnaire) pour assurer efficacité et productivité
• Des qualités de communication, que ce soit sous forme écrite ou verbale.
• Une réelle adaptabilité, à la fois au contexte et aux personnes
• Le sens de la discrétion, car il faudra traiter des données confidentielles ou personnelles
• Des bonnes notions de bureautique, mais ça tombe un peu sous le sens
• De la rigueur, certains contextes peuvent impliquer des procédures administratives à respecter
• Et aussi de la polyvalence pour être capable de traiter des tâches de nature très diverses et être à même de prendre des notes en tout temps

Quels sont les avantages d’un poste d’adjointe administrative ?

La relative autonomie qui accompagne le poste permet de gérer ses journées un peu comme on veut (sans s’affranchir complètement du rythme de son boss évidemment). Cela ne veut pas dire faire n’importe quoi, et encore moins ne rien faire, mais au contraire avoir la latitude pour définir comment on doit faire ce que l’on a à faire.
La nature du poste permet d’interagir avec les autres services de l’organisation, d’être en contact avec de nombreuses personnes et d’intervenir sur des dossiers très variés, en importance et en complexité.

Pourquoi devenir une meilleure adjointe administrative

Passer les quelques généralités évidentes énoncées plus haut, il faut souligner que le rôle de l’adjointe administrative est essentiel. Précisément parce qu’il ne s’agit pas seulement de soutien.

Il est question à la fois d’efficacité et de confiance

L’efficacité

Par son niveau de savoir-faire et de savoir-être (bureautique, gestion du temps, communication…) l’adjointe va aider à organiser les livrables et faire gagner du temps à son ou sa gestionnaire. Le temps étant une denrée rare, tout gain est donc appréciable (et généralement apprécié par celui ou celle qui en bénéficie).
Qui plus est le rôle d’adjointe nécessite de jouer les pompiers sur différents feux, car elle fait la liaison avec tout le monde : membres de l’équipe, de la direction, partenaires, prestataires, etc. Être organisée prend tout son sens car cela permet d’apporter des réponses rapidement, ou au moins savoir où aller les chercher. La responsabilité d’interagir avec les uns et les autres contribue à une bonne connaissance des dossiers et la nécessité d’avoir un relationnel de qualité. Ces deux derniers éléments sont vrais autant pour les personnes qui viennent solliciter l’adjointe que pour son/sa gestionnaire.

Ce qui nous amène à l’autre dimension du profil d’adjointe : le lien de confiance

La confiance

C’est à la fois le point le plus délicat et le plus important à développer. Le ou la gestionnaire à qui l’adjointe rend des comptes n’a sans doute ni l’envie ni le temps de faire de la micro-gestion. C’est-à-dire lui préciser exactement quoi faire, quand et comment et ensuite vérifier que c’est bien fait, selon ses directives. Si c’est le cas, de deux choses l’une : soit l’adjointe doit suivre une formation pour acquérir les habiletés qui lui manquent, soit elle devrait chercher un poste ailleurs, avec un ou une  gestionnaire qui a une meilleure compréhension de leurs rôles respectifs.

Sortir de la micro-gestion implique la confiance. Une confiance qui met l’accent sur l’obligation de résultat et non de moyen. En clair, pour le/la gestionnaire cela revient à dire à l’adjointe « voici l’objectif, libre à toi de l’atteindre comme bon te semble ». C’est là où l’organisation personnelle et l’autonomie (entre autres) entrent en jeu. C’est aussi à partir de là que les choses deviennent plus intéressantes pour l’adjointe administrative, car elle n’est plus subordonnée à son/sa gestionnaire, mais elle devient littéralement son bras droit. Quelqu’un qui connait les dossiers, leurs enjeux, sait faire preuve de discrétion, peut intervenir auprès des autres parties prenantes… prendre ponctuellement des décisions exécutives et contribuer à l’atteinte des objectifs.
S’il est probable que les éloges iront à son/sa gestionnaire quand vient le moment de rendre des comptes, tout le monde est conscient du rôle joué par l’adjointe, même si elle est plus rarement sous le feu des projecteurs.
Ce n’est pas inné et certaines peuvent avoir plus de difficultés que d’autres à développer cette autonomie. Il peut être intimidant, au début, d’aller chercher le travail plutôt que d’attendre qu’on vous confie quelque chose. Mais c’est aussi ce qui fait la différence entre une adjointe à qui on confiera des tâches exclusivement administratives et une autre qui deviendra une collaboratrice à temps plein, capable d’organiser, de prioriser, de faire preuve de créativité, d’être proactive et de faire les suivis nécessaires.
Soyons honnêtes, le tango se danse à deux, et pour que la confiance règne, il faut aussi que le/la gestionnaire fasse un bout de chemin pour accepter de laisser une marge de manœuvre.

Par son professionnalisme l’adjointe contribue à la réussite de son/sa gestionnaire. Dès lors il est compréhensible que lorsque la relation est efficace, elle se poursuive d’une société à l’autre : un ou une gestionnaire qui change de poste sera tenté de proposer à son adjointe de le/la suivre.

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