La gestion documentaire vous permet de structurer efficacement l’ensemble des documents numériques de votre organisation, afin qu’ils restent disponibles et facile d’accès. C’est d’autant plus impératif puisque le volume de documents peut être considérable et qu’ils peuvent être stockés “n’importe où”. C’est à dire en local, sur un serveur, dans le nuage, selon les habitudes des uns et des autres. L’absence de pratiques uniformes et cohérentes de la gestion documentaire peut nuire grandement à l’efficacité de l’entreprise. Avec cette formation en gestion documentaire, vous saurez comment bâtir une structure documentaire simple et performante, la maintenir et utiliser les outils qui permettront d’y parvenir. Vous verrez également quelles sont les meilleures pratiques en gestion documentaire et serez en mesure de définir les règles à adopter et diffuser auprès des membres de votre entreprise.

Durée

1 jour

Horaire

Voir les dates de formations pour plus de détails

Tarif régulier

540 $

Tarif préférentiel

485 $

Objectifs de la formation

À la fin de la formation le participant sera en mesure d'appliquer de bonnes pratiques de gestion documentaire.

Clientèle visée

Toutes les personnes qui initieront, superviseront ou exécuteront une démarche d’amélioration.

Préalables

Aucun

Formateurs

Mélanie Drainville

Gains pour les participants

Architecture de la formation

Segment 1 : Introduction et objectifs

Un brin d’histoire pour comprendre l’importance que la Gestion documentaire électronique de nos jours et son évolution. Les documents sont au cœur de nos processus de travail et il est essentiel de se préoccuper du processus de gestion documentaire et de lui donner toute l’importance qui lui revient.
Pour que tous les utilisateurs et collaborateurs parlent le même langage, nous passons en revue les termes importants à connaître en gestion documentaire.

Segment 2 : Comment implanter un nouveau système de gestion documentaire en quatre phases

1- Analyse
Assurer la transition de l’analyse (et du diagnostic) de la situation à l’approbation du nouveau système par la direction. Cette étape couvre toutes les activités de préparation et leur impact sur les parties prenantes, pour mieux anticiper leurs réticences et favoriser leur adhésion.

2- Conception
C’est lors de la mise en œuvre et de la conception qu’il faut choisir, définir et documenter les règles, les procédures et la structure choisie. Quelle est la politique de gestion des documents, quel est le schéma de classification, quelles sont les règles de conservation et d’élimination...

3- Implantation
Comment assurer la mise en place du nouveau système. Le transfert de l’information vers la nouvelle structure a lieu : les activités doivent être coordonnées et les utilisateurs doivent être non seulement informés des changements mais aussi formés (pour respecter la politique de gestion documentaire, pour savoir comment utiliser le nouveau système afin d’enregistrer, indexer et retrouver des documents). Quelle communication mettre en place pour communiquer la bonne information, au bon moment.

4- Maintenance
Maintenir le système choisi est essentiel après tout ce travail. Pour éviter les dérives ou la reprise des mauvaises habitudes, une bonne gestion documentaire implique de :
- Planifier les activités de contrôle
- Assurer les suivis
- Apporter les correctifs nécessaires
- Renforcer les bonnes pratiques en interne

Segment 3: Comment s’assurer d’être efficace à l’ère du numérique.
Nous couvrirons les points et outils essentiels à connaître et utiliser pour être efficace à l’ère d’une gestion documentaire numérique.

Sélectionner les outils adéquats
Les maîtriser pour en profiter au quotidien
Optimiser son poste de travail

Voir le webinaire Cohésion Optimiser la gestion documentaire

Si vous avez des questions sur les modalités d'inscription, d'annulation, les horaires, la langue d'enseignement, etc. vous trouverez des réponses dans notre FAQ.

Détails pédagogiques

Méthode pédagogique

Énoncés théoriques et interactifs, exercices à partir d’exemples de cas, exercices pratiques et plan d’action précis élaboré tout au long de la journée par chaque participant selon sa situation.

Formation privée en entreprise

Vous êtes plusieurs à vouloir suivre une formation en particulier dans votre entreprise? Si vous êtes plus de 8 personnes, nous pouvons nous déplacer à vos bureaux pour vous donner votre formation en privé. Contactez-nous pour plus de détails ou demandez-nous une soumission en ligne.

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Durée

1 jour

Horaire

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Tarif régulier

540 $

Tarif préférentiel

485 $

Formation privée en entreprise

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Gestion documentaire: mettre en place des pratiques et systèmes performants

Objectifs de la formation

Clientèle visée

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Formation privée en entreprise

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