Le contenu de cette formation est divisé suivant la démarche DMAIC proposée par le Lean Six Sigma. Cet acronyme résume les étapes à suivre pour la réalisation d’un projet d’amélioration continue. Chaque journée couvre une étape de la démarche, soit Définir – Mesurer – Analyser – Innover – Contrôler.
Cette formation est aussi axée sur l’application des notions sur un cas réel. Après chacune des journées de formation, le participant aura des travaux pratiques à réaliser pour mettre les notions en application. Ceci lui permettra de réaliser un projet d’amélioration qui s’échelonnera tout le long de la durée de la formation, lui permettant d’expérimenter concrètement chaque notion apprise.
Le contenu des journées est divisé comme suit :
Jour 1 : Phase Définir (« D »)
Lors de cette première journée, les participants se familiarisent tout d’abord avec les approches Lean et Six Sigma. Ensuite, ils voient toutes les notions nécessaires pour bien définir et planifier le projet à réaliser. Sujets couverts :
• À quoi ressemble un projet d’amélioration continue réussi : un exemple concret;
• Comment expliquer l’importance de faire de l’amélioration continue dans les organisations;
• Quel est l’historique du Lean et du Six Sigma;
• Quels sont les éléments essentiels du Lean et du Six Sigma;
• Comment développer une culture d’amélioration dans les organisations;
• Quels sont les rôles essentiels au bon déroulement d’un projet
• Comment planifier toutes les étapes d’un projet d’amélioration;
• Quelles sont les questions à se poser et les activités à réaliser à chacune des étapes du projet;
• Comment bien définir les objectifs d’un projet d’amélioration;
• Comment choisir le processus à travailler et le problème à régler;
• Comment fixer des objectifs à atteindre pour le projet;
• Comment faire le suivi du projet tout au long de sa réalisation.
Après la première journée, il y a un travail pratique à réaliser. Il permet de faire la synthèse des notions apprises, car il faudra définir les responsabilités en lien avec le projet, choisir le processus à travailler, le problème à régler et les objectifs à atteindre. Tous ces éléments sont résumés dans une charte de projet, un document qui synthétise la définition du projet.
Jour 2 : Phase Mesurer – partie 1 (« M »)
Les participants couvriront une première partie des outils de mesure. Ces derniers permettent de rendre le problème visible en combinant la cartographie et des observations terrain. La mesure nous permet de mieux comprendre l’envergure du problème et commencer à voir ce qui en est la cause. Les sujets suivants seront couverts :
• Quels sont les différents outils de mesure et quand les utiliser;
• Comment choisir le bon niveau et le bon outil de cartographie pour son projet;
• Comment se donner une vue d’ensemble des opérations avec le FIPEC (SIPOC);
• Comment illustrer l’ensemble des activités d’un secteur avec la cartographie des étapes et sous-étapes;
• Comment illustrer un processus transactionnel avec le flux fonctionnel croisé (swimlane)
• Comment choisir la bonne version d’un processus quand on traite toute une variété de cas;
• Comment aller observer des tâches pour mieux en comprendre l’efficacité
Après cette deuxième journée, un travail pratique est à réaliser : les participants doivent utiliser un des outils de cartographie dans leur projet professionnel.
Jour 3 : Phase Mesurer – partie 2 (« M ») et phase Analyser (« A »)
Les participants verront le reste des outils de mesure, puis ils aborderont les outils d’analyse qui permettent de cerner la cause du problème pour le régler définitivement. Les sujets suivants seront couverts :
• Comment identifier les autres données requises pour comprendre l’envergure du problème;
• Comment collecter et exploiter ces données pour notre projet;
• Comment quantifier une situation qualitative (comme donner un service);
• Comment différencier les actions / tâches qui ont de la valeur de celles qui n’en ont pas;
• Quelles sont les principales sources et causes de délais dans les processus;
• Comment trouver les causes potentielles et la cause fondamentale d’un problème.
Après la troisième journée, les participants doivent rédiger un questionnaire qui les aidera à préciser l’envergure du problème à régler. Ils devront ensuite collecter et colliger les données recueillies. Les participants doivent aussi choisir un outil d’identification des causes qui leur sera utile dans leur projet.
Jour 4 : Phase Innover (« I »)
Les participants verront tous les outils qui permettent de concevoir des solutions innovantes pour régler les causes du problème. Autant la façon d’animer ces outils que les outils eux-mêmes seront couverts, notamment :
• Quels sont les avantages à impliquer les employés dans la résolution d’un problème complexe;
• Comment rallier les employés dans un atelier de travail pour régler le problème identifié;
• Comment se préparer et animer un atelier Kaizen;
• Quelles sont les solutions typiques pour améliorer les processus ou régler un problème complexe;
• Comment adapter un processus aux différents cas à traiter;
• Comment réduire significativement les délais dans un processus;
• Quelle est la marche à suivre pour réduire les délais dans un processus :
o Comment arriver à créer un flux tiré (« just in time »);
o Comment modéliser l’entrée d’un processus (« la demande »);
o Comment concevoir un flux continu;
o Comment identifier et modéliser le goulot d’un processus;
o Comment utiliser les Kanban pour gérer les encours d’un processus;
o Comment utiliser les SMED pour réduire les temps de changements entre les productions;
o Comment gérer la polyvalence des employés requise dans un processus plus fluide;
• Comment générer des idées d’améliorations à apporter au processus;
• Comment créer des conditions gagnantes pour un travail de qualité;
• Comment réaménager un poste de travail avec la méthode 5S;
• Comment éviter les erreurs dans les processus.
Après la quatrième journée, les participants doivent sélectionner et appliquer une méthode pour développer les solutions au problème à régler.
Jour 5 : Phase Contrôler (« C »)
Dans cette cinquième journée, le reste des outils nécessaires à la réalisation du projet est couvert. Une fois les solutions identifiées, il faut les implanter. Les participants abordent l’ensemble des étapes et des outils nécessaires pour assurer une implantation fluide des solutions et leur succès à long terme
•Comment assurer une implantation fluide des solutions identifiées :
o gérer la transition entre le nouveau processus et le processus actuel;
o aider les employés à adopter le changement;
o gérer les communications, la formation et toutes les autres actions requises pour implanter le changement;
• Comment la gestion visuelle peut aider au succès à long terme des solutions;
• Comment présenter efficacement une information;
• Comment intégrer le suivi de la solution dans le quotidien des gestionnaires des opérations;
• Comment mettre en place une rencontre caucus (scrum) pour faire le suivi de l’implantation de la solution;
• Comment mettre en place la solution progressivement, par itération.
Après la cinquième journée, les participants doivent concevoir le plan de déploiement de leur solution. Ils doivent aussi identifier comment ils vont suivre les gains
générés par la mise en place des solutions et en assurer le maintien à long terme.
Jour 6 : Présentation du projet
Lors de la sixième journée de la formation, les participants présentent le projet qu’ils ont réalisé et la démarche qu’ils ont utilisée. Cet échange entre les participants leur permet d’approfondir encore plus leur apprentissage. Chaque projet utilisant seulement une partie des outils abordés pendant la formation, ils pourront voir comment les autres outils ont été utilisés dans d’autres projets. Ils pourront aussi apprécier comment les outils ont été utilisés dans différents contextes.
Cette présentation d’un projet permet au participant d’obtenir sa certification ceinture verte Lean-Six Sigma.
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