Comment (bien) utiliser le dossier d’affaires ?

Comment réaliser un dossier d’affaires qui répond aux vrais besoins

Plusieurs étapes sont nécessaires pour mener les choses à bien.

1 - Valider le besoin

C’est le rôle de l’analyste d’affaires : il doit partir de la fiche projet et questionner le client sur la nature réelle de son besoin et comment le projet y répondra efficacement. L’analyste devrait même préciser les inclusions et exclusions liées au projet et faire signer la fiche projet par le client afin de souligner son imputabilité dans le processus.

C’est d’autant plus nécessaire qu’il est fréquent de voir des besoins mal définis ou mal compris.

2 - Identifier les options possibles

Une fois le besoin de projet correctement identifié, il est temps de réfléchir aux différentes pistes possibles pour y répondre, incluant celles proposées par le client. Mais là aussi, du recul est nécessaire pour les évaluer objectivement et privilégier celle qui permettra la meilleure livraison pour l’organisation.

La grille multicritères permet de mener cette analyse critique des pistes envisagées, grâce à des critères objectifs et pondérés. L’analyse sera suivie d’une recommandation qui, si elle est acceptée, donnera le feu vert à l’élaboration de la charte de projet.

Puisque le dossier d’affaires mesure la faisabilité et la rentabilité, il est donc une porte de sortie possible si l’un de ces deux aspects se révélait problématique.

3 - Qu’est-ce qui compose un bon dossier d’affaires

Pour être actionnable et aider à la prise de décision, un dossier d’affaires comprend :

Le contexte dans lequel il s’inscrit pour créer de la valeur.
La validation claire du besoin : quel est-il, comment y répond-on.

La liste des alternatives possibles (avec leurs avantages et désavantages respectifs), accompagnées d’estimations à haut niveau du budget et du calendrier.
Une réflexion sur les risques préliminaires possibles.
L’analyse multicritères rationnelle, objective et collective.
Les bénéfices escomptés.
Une recommandation issue des points précédents.

4 - Les pièges à éviter dans un dossier d’affaires

L’erreur la plus courante dans la réalisation d’un dossier d’affaires est de présumer qu’on a une bonne compréhension du besoin : que tout est clair dans la tête du client, que l’équipe de projet sait quoi faire… sans avoir validé de façon extensive.

D’où l’importance de confirmer tous les volets du projet et d’en partager l’imputabilité avec le demandeur.

5 - Le dossier d’affaires : un élément stratégique

Bien monté, un dossier d’affaire est un outil pour communiquer et convaincre du bien-fondé du projet, auprès de l’ensemble de l’organisation.

D’abord il outille le Sponsor du projet : précis, il renforce sa compréhension et son engagement, lui permet d’anticiper les enjeux possibles et d’aller chercher les ressources nécessaires.

Ensuite le dossier d’affaire aide le bureau de projets à faire un choix parmi l’ensemble des projets qui lui sont soumis, pour décider duquel rejoindra le portefeuille.

Pour conclure

Le dossier d’affaires est outil qui valide le besoin client et aide à convaincre les décideurs de la nécessité d’aller de l’avant ou de l’abandonner, de façon objective.

Pour aller plus loin :

Gestion de projet : les bases pour mener à bien un projet