Que vous soyez novice dans la gestion de projets ou que vous cherchiez à approfondir vos connaissances en la matière, vous trouverez ici des éléments indispensables à une bonne GP, comme les phases clés, les rôles et responsabilités du PM, les outils et techniques les plus appropriées.
Donnez-vous les moyens d’atteindre vos objectifs et assurer le succès de vos projets au sein de votre entreprise.
1/ Qu’est-ce que la gestion de projets
La gestion de projets vise à organiser, planifier, coordonner et maîtriser les différentes phases d'un projet, de son idéation à sa finalisation.
Les projets peuvent varier en taille, en complexité et en portée : de la mise en place d'une infrastructure informatique, du développement d’un logiciel, à la construction d’un pont en passant par la création d’un produit et sa mise en marché. Quels que soient leur nature ou leur domaine, la gestion de projets apporte une structure et une approche appropriée et rigoureuses pour assurer la création de valeur.
Comment la gestion de projet aide-t-elle les organisations
Tout d'abord, elle permet d’optimiser l'utilisation des ressources disponibles. En ayant une vision claire des objectifs à atteindre et des contraintes applicables. Ensuite, la gestion de projets favorise la collaboration et la communication entre les parties prenantes, en clarifiant les rôles et les responsabilités de chacun. Un projet qui se passe bien, c’est un projet où les gens communiquent pour s’entraider.
Enfin, la gestion de projets accroît les chances d’atteindre les objectifs stratégiques, en identifiant et en atténuant les risques potentiels. Elle offre une visibilité sur l'état d'avancement du projet pour une identification rapide des opportunités.
En augmentant leurs connaissances et en s’appropriant des approches propres à leurs besoins, les entreprises peuvent améliorer leur efficacité, renforcer leur collaboration et accroître leurs chances de succès dans un environnement concurrentiel et en constante évolution.
2/ Quelles sont les grandes étapes de la gestion de projets
Parmi les étapes essentielles du processus de gestion de projets, on trouve : la définition des objectifs, la planification, l'exécution, le contrôle et la clôture du projet. Chacune d’elle pèse dans la réussite du projet.
a) La définition des objectifs du projet
Cette première étape consiste à définir clairement les objectifs du projet. Cela peut paraître évident, mais trop souvent des projets démarrent prématurément, avec une définition des objectifs insuffisante. C’est la meilleure façon de faire déraper un projet. Il est important d'identifier les résultats attendus, les livrables spécifiques et les critères de réussite.
b) La planification du projet
Planifier c’est identifier et organiser les activités, les ressources et les délais nécessaires. Le plan de projet détaillé comprend un calendrier, une répartition des tâches, des estimations de coûts et une allocation des ressources.
c) L’exécution du projet
Le plan est monté, il est temps de mettre en œuvre les activités planifiées, de coordonner les équipes et d'affecter des ressources. Une communication efficace et une collaboration étroite entre les personnes impliquées (de près ou de loin) dans le projet en question, sont nécessaires pour assurer la réalisation des tâches conformément au plan établi.
d) Le contrôle du projet
Pendant toute la durée du projet, un contrôle (des coûts, des délais, de la qualité, des risques) doit être effectué, pour valider l'avancement par rapport aux objectifs et au plan initial. Les outils de gestion de projets tels que les tableaux de bord, les revues d'étape et les techniques de gestion des risques sont utilisés pour évaluer les performances du projet et prendre des mesures correctives si nécessaire. Cette étape permet au gestionnaire de projet d’avoir une vue quasi en temps réel du ratio ressources consommées vs estimées.
e) La clôture du projet
Lorsque toutes les activités du projet sont terminées, il est temps de le fermer. Cela implique de finaliser les livrables, de procéder à une évaluation globale du projet et de documenter les leçons apprises. Il est important de célébrer les réussites et de reconnaître les contributions de l'équipe. Une clôture appropriée permet également de s'assurer que toutes les obligations contractuelles sont remplies.
3/ Quels sont les différents rôles, et leurs responsabilités, dans un projet
Il y a plusieurs profils clairement identifiés dans la gestion de projets. Il est important de bien cerner leurs différents rôles et responsabilités. Si leur périmètre d’action doit rester bien distinct, ils demeurent les pièces complémentaires d’un but commun.
a) Le gestionnaire de projet :
Aussi appelé chef de projet, chargé de projet ou leader de projet, il est responsable de la conduite globale du projet. De concert avec le client/commanditaire, il assure la rédaction de la charte de projet, il définit les objectifs, avec son équipe de projet, il planifie le déroulement, il suit l’avancement et rend des comptes. Outre le respect des contraintes, le gestionnaire de projet est déterminant dans le processus décisionnel, la résolution des problèmes et la motivation de l'équipe. (Lire aussi Quelles compétences pour le gestionnaire de projet)
b) L’Équipe projet
L'équipe projet est composée des membres qui sont responsables d’activités du projet, spécifiques à leur domaine d'expertise. Ils travaillent en collaboration avec le chef de projet pour atteindre les objectifs fixés. Les responsabilités de l'équipe du projet comprennent la réalisation des tâches assignées en respect des contraintes établies,
L’équipe projet est responsable et autonome dans son domaine d’expertise et contribue directement au succès du projet par leur compréhension et leur engagement.
c) Les parties prenantes
Ce sont les personnes (ou les groupes de personnes) directement ou indirectement affectés par le projet ou qui ont un intérêt dans son succès. On y retrouve les clients, les utilisateurs finaux, les fournisseurs, les départements internes, etc. Une fois bien identifiées, les parties prenantes peuvent faciliter la réalisation du projet en utilisant leur influence au moment opportun, en répondant rapidement lors de questions ou lors que des précisions sont à être fournie.
d) Le commanditaire
C’est celui qui fournit un soutien financier et stratégique au projet. Le commanditaire assure la disponibilité des ressources, en définissant les objectifs stratégiques du projet, en fournissant des orientations et en facilitant la communication avec les joueurs clés. Le commanditaire assure l’alignement globale du projet et intervient lors de prises de décisions importantes. Son soutien est à la hauteur de son implication. Idéalement il participe tout au long du cycle de projet, aidant à mobiliser les parties prenantes au besoin.
Le gestionnaire de projet assure la direction et la coordination, l'équipe du projet est responsable de la réalisation des tâches et apporte son expertise, les parties prenantes fournissent des informations et un soutien actif, tandis que le commanditaire soutient le projet financièrement et stratégiquement.
4/ Quelques bonnes pratiques en GP
Outre les outils et les méthodes de travail propres à la gestion de projets, il est bon de lister quelques bonnes pratiques à suivre pour faciliter le déroulement d’un projet.
a) Une communication efficace
Une communication claire et régulière est essentielle pour partager les informations pertinentes avec toutes les parties prenantes et encourager la transparence. Détail important : la communication doit être adaptée aux différents publics (l’équipe projet n’a pas besoin des mêmes infos que la direction).
b) La gestion des parties prenantes
Les parties prenantes doivent être engagées dès le début du projet, pour bien comprendre leurs attentes et leurs besoins. Par la suite, elles doivent continuer d’être sollicitées tout au long du processus pour connaître et traiter leurs préoccupations, ou les consulter lors de la prise de décisions importantes.
c) La résolution des problèmes
Une certaine capacité et envie de s’atteler à la résolution des problèmes est une compétence clé pour un gestionnaire de projet. Faire preuve de créativité et de pensée critique pour identifier les problèmes potentiels, les analyser pour trouver des solutions efficaces est un réel atout pour un PM. D’ailleurs, pour y parvenir, le PM encourage la participation de l'équipe, favoriser la recherche de solutions collectives et mettre en place un processus de résolution des problèmes adapté.
d) La gestion du temps
Une bonne gestion du temps contribue à ce que le projet respecte les délais fixés. Établir un calendrier réaliste, planifier les activités en tenant compte des dépendances et des contraintes, surveiller régulièrement l'avancement… sont autant de facteurs qui impactent la gestion du temps. S’assurer de définir le chemin critique, prioriser les tâches et établir des jalons permet d'optimiser la gestion du temps et d’identifier les déviations.
e) Suivi et évaluation
Le suivi de l'avancement du projet et l'évaluation des résultats contribuent à la réussite du projet. D’où l’importance de définir des indicateurs de performance clés (KPIs), de mettre en place des outils de suivi appropriés et de procéder à des évaluations régulières pour identifier les écarts et prendre des mesures correctives si nécessaire. Documenter les leçons tout au long du projet, et particulièrement lors des suivis, permet d'améliorer les pratiques pour les projets futurs.
5/ Prédictive (traditionnelle) ou Adaptative (Agile), quelle approche de gestion de projet
Alors que pendant longtemps on a segmenté les approches de projet (prédictive, adaptative, hybride), la donne change. Le gestionnaire de projet devient plus un leader de projet, dont la responsabilité est de proposer les meilleurs outils pour réaliser le projet et générer de la valeur pour l’entreprise
Approche adaptative
L’approche adaptative, ou Agile, en gestion de projet est une approche itérative ou incrémentale. Elle permet de mieux répondre lorsque les besoins sont changeants, que le projet est plus complexe voire quand on vogue vers l’inconnu ou que des livraisons fréquentes sont attendues. Cette approche demande l’implication et l’engagement du client et une capacité à faire face aux changements.
L’approche adaptative utilise le triangle de fer soit : la durée et le budget et la portée. Si les deux premiers critères sont connus, c’est généralement plus vague pour la portée.
Approche prédictive
L'approche prédictive, ou en cascade (waterfall) en gestion de projet est une approche linéaire qui se base sur des plans détaillés et des prévisions établies en amont. Elle convient aux projets dont les besoins sont stables et bien compris, et où il est possible de planifier et d'estimer avec précision. On parlera alors du triangle d’or, la portée sera la base pour connaître les coûts et la durée par exemple.
Approche hybride
Aujourd’hui nombreux sont les projets qui gagnent à utiliser une approche Hybride. Cette dernière utilise les outils les plus appropriés pour la réalisation de valeur. On mesure plusieurs critères avant de faire les choix, notamment : L’envergure de l’équipe, La distribution géographique, l’appui de la direction, la disponibilité du savoir-faire, la complexité de la solution, entre autres. (Lire aussi Gestion de projet : quelle approche choisir)
Gestionnaire de projet, un rôle central qui nécessite de multiples compétences.
Alors que les projets ont tendance à se complexifier et les parties prenantes à se multiplier, il devient de plus en plus évident que la fonction de gestionnaire de projet évolue. On comprend mieux l’importance que le PMI accorde au « Triangle des compétences » : techniques, stratégiques et relationnelles. Ces dernières sont d’autant plus importantes que les spécialistes estiment qu’elles peuvent représenter 85% de la gestion de projet…
Le gestionnaire de projet doit donc bien sûr avoir acquis des compétences techniques propres à la gestion de projet (gestion, planification, etc.), mais il doit aussi développer son esprit critique, son intelligence émotionnelle, ses capacités de communication et de collaboration… pour devenir un leader de projet. Lire aussi Gestion de projets : les nouveaux standards.
Conclusion
Une communication transparente, une collaboration étroite entre les membres de l'équipe, une gestion proactive des risques, une flexibilité générale pour s'adapter aux changements et une évaluation régulière de l'avancement, sont autant de facteurs annexes qui contribuent positivement à la livraison du projet.
Il est également important de noter que chaque projet est unique, et il peut être nécessaire d'adapter le processus de gestion de projets en fonction de ses particularités. La flexibilité et l'adaptabilité sont des principes clés dans la gestion de projets, permettant de répondre aux changements et aux imprévus qui peuvent survenir tout au long du projet.
Bâtisseur de culture bienveillante et de responsabilisation, diligent et respectueux, le leader de projet facilite l’engagement en prenant le temps de comprendre les parties prenantes et mise sur la création de valeur.
Il a une pensée globale. En tant que Leader, il motive, influence, coache et apprend.
Souple dans son approche de livraison, il construit de la qualité tant au niveau des processus que des résultats.
Facilitateur de changements pour l’atteinte du futur envisagé, il aborde les opportunités et les menaces avec souplesse et résilience.
Pour aller plus loin :
Gestion de projet : les bases pour mener à bien un projet
Sur le même sujet :
La charte de projet : indispensable point de départ
Comment (bien) utiliser le dossier d’affaires ?
Gestion de projets : les nouveaux standards
Gestion de projet : quelle approche choisir
Quelles compétences pour le gestionnaire de projet
Photo de Kier in Sight Archives sur Unsplash
