Comment identifier les parties prenantes en gestion de projet ?
La première étape consiste à identifier toutes les parties prenantes pertinentes, et documenter leur potentiel d'impact sur ou par le projet. Cela peut inclure les sponsors, les équipes de projet, les clients, les fournisseurs, les syndicats ou encore les autorités gouvernementales (liste non exhaustive). Une cartographie détaillée, sans préjuger de leur degré d'influence à ce stade, est recommandée pour assurer une compréhension de l'écosystème du projet.
Plusieurs méthodes permettent de se faire une idée claire, plus vous impliquerez votre équipe plus vous aurez des résultats probants :
- Le remue-méninge ;
- Les documents de projet, qui peuvent comprendre des éléments plus ou moins explicites sur les parties prenantes potentielles;
- Les entretiens et enquêtes auprès des joueurs déjà identifiés du projet.
Après l’identification vient l’analyse.
Comment analyser les parties prenantes
L'analyse des parties prenantes permet de d’évaluer leur pouvoir ou influence et leur intérêt, sur le projet. Des outils comme la matrice d'intérêts ou le diagramme en oignon sont utilisés pour classer les parties prenantes et définir le niveau d'effort et de communication à leur consacrer.
Ils permettent aussi d’élaborer la stratégie de communication en conséquence.
Exemple de matrice d’intérêt :
Exemple d’oignon (ou structure en couches) :
Il est aussi possible de réaliser une analyse SWOT, qui listera les forces (Strength), les faiblesses (Weaknesses), les opportunités (Opportunities) et les menaces (Threats) de chaque partie prenante (ou de chaque groupe de parties prenantes).
Vous l’aurez compris, différents types de parties prenantes nécessitent différents plans de gestion.
Le plan de gestion des parties prenantes
Une fois les parties prenantes identifiées et analysées, les stratégies d'engagement peuvent être élaborées.
Cela peut sembler simple, mais certaines subtilités sont à prendre en compte avec l'approche simplifiée de la matrice d'intérêt évoquée plus haut : bien que le groupe B soit le plus impactant, le A, en raison de la position de pouvoir de ses membres ne doit pas être négligé. Il représente un soutien tant que ses attentes sont comblées. Dans le cas contraire il peut se révéler hostile au projet.
Le plan de gestion des parties prenantes devrait inclure :
- Les lignes directrices pour chaque joueur, selon ses rôles et responsabilités ;
- Les requis et les attentes, voire les besoins implicites ;
- Les moyens et la fréquence des communications ;
- La liste des actions concrètes qui seront menées ;
- Un calendrier des suivis et des révisions pour que le plan s’adapte aux changements.
Un bon plan de gestion permet :
- Des relations harmonieuses avec les parties prenantes ;
- Une réduction des risques ;
- Un processus décisionnel plus efficace ;
- Des conflits limités.
Entendons-nous bien : un bon plan de gestion avec de bonnes communications ne veut pas dire que tout le monde est satisfait, plutôt que des relations de confiance sont établies, basées entre autres sur la transparence et l’accessibilité.
Il reste maintenant à transformer le plan de gestion en outil d’engagement.
L’engagement des parties prenantes
L'engagement actif des parties prenantes, guidé par le plan de gestion, est essentiel. Il requiert une exécution attentive des stratégies d'engagement, une surveillance continue pour identifier et résoudre les problèmes potentiels, et l'adaptation des approches en fonction de l'évolution des besoins et des attentes. L'efficacité de la stratégie d'engagement doit être évaluée tout au long du projet, permettant les ajustements nécessaires pour améliorer la collaboration et le soutien des parties prenantes.
La stratégie d’engagement est à géométrie variable, encore une fois selon le quadrant de la matrice évoquée plus haut. Ceux qui sont dans le groupe C (peu d’intérêt et peu de pouvoir) peuvent se contenter d’un courriel d’information, alors que ceux dans le groupe B (grand intérêt et grand pouvoir) se mériteront possiblement des rencontres en personne avec explications détaillées.
Le but reste d’obtenir le soutien continu des parties prenantes.
À ce titre, le leader de projet doit aussi développer des habiletés en gestion de conflits.
La gestion de conflit au sein des parties prenantes
Les conflits entre parties prenantes peuvent avoir plusieurs sources :
- Divergences d'objectifs ;
- Le manque de ressources (financière, matérielle et humaines peut créer des tensions ;
- Une communication défaillante qui crée des malentendus ou des attentes irréalistes ;
- Un changement de priorités pour l’une des parties prenantes qui entre en désaccord avec les autres ou le plan du projet ;
- Les facteurs externes, tels que des changements législatifs ou économiques, peuvent aussi modifier significativement la dynamique entre les parties prenantes.
La reconnaissance et la compréhension des sources potentielles de conflits permet l'élaboration d'une stratégie proactive en vue de leur gestion.
Vers une gestion harmonieuse des parties prenantes
La gestion des parties prenantes est une composante clé de la réussite des projets, demandant une approche systématique et proactive. Elle contribue à la construction de relations de confiance, à la réduction des risques et à l'amélioration des résultats du projet. Les leaders de projet doivent adopter des pratiques de communication efficaces, être réceptifs aux rétroactions des parties prenantes, et être prêts à ajuster leurs stratégies d'engagement pour répondre aux dynamiques changeantes du projet.
Pour aller plus loin :
Gestion de projet : identifier et gérer les parties prenantes
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